Titre du Poste : chargé-chargée d’administration

Lieu : Agora des Arts, Rouyn-Noranda

Type de Contrat : temps partiel, 25 heures

Résumé du Poste : Sous la supervision de la direction générale et en collaboration avec la direction artistique, la personne chargée d’administration soutiendra les opérations quotidiennes de l’Agora des Arts tout en assumant un rôle essentiel dans la gestion des locations de salles pour divers événements. Elle contribuera à la gestion administrative générale, aux différentes activités de financement et à la promotion des activités au sein de ce lieu de culture de Rouyn-Noranda.

Responsabilités principales :

1. 1.       Gestion administrative générale :

• Fournir un soutien administratif aux équipes internes ;
• Participer à l’organisation des réunions et des événements internes à l’Agora des Arts ;
• Préparer et maintenir à jour la documentation administrative, y compris les rapports financiers, les dossiers de projets, les ententes avec les partenaires ;
• Participer à l’organisation de campagnes de recrutement de public et de recherche de financement ;
• Aider à la préparation des budgets de projets et au suivi des dépenses.

1. 2.       Gestion des locations de salles :

• Gérer les demandes de location des salles de l’Agora des Arts pour des événements externes ;
• Assurer des suivis étroits avec la gérance de salle ;
• Coordonner les réservations, organiser les visites des lieux et rédiger les contrats de location ;
• Superviser les installations nécessaires pour chaque événement (mobilier, équipement audiovisuel, décoration, etc.) et veiller à leur mise en place ;
• Assurer la gestion des paiements, des facturations et des suivis financiers liés aux locations de salles.
• Répondre aux demandes spécifiques des clients et résoudre les problèmes qui pourraient survenir lors des événements ;
• Répondre aux demandes de renseignements et maintenir des relations positives avec le public.

1. 3.       Gestion de projets culturels :

• Assister la direction générale et artistique dans la planification et l’organisation des événements culturels à l’Agora des Arts (spectacles, résidences d’artistes, lancements, ateliers, sorties scolaires, etc.).

1. 4.       Suivi administratif :

• Maintenir à jour les bases de données et les dossiers relatifs à la recherche de financement, aux différentes activités de l’Agora des Arts et aux locations de salles ;
• En collaboration avec la direction générale et artistique, préparer des rapports d’activités et des évaluations de projets pour le suivi administratif et financier.

Compétences et qualifications :

• Diplôme en gestion administrative, gestion culturelle, communication ou domaine connexe.
• Expérience professionnelle dans un poste administratif (dans le secteur de la culture ou de l'événementiel est un atout) ;
• Excellentes compétences organisationnelles ;
• Aptitudes avérées en communication écrite et orale ;
• Capacité à travailler de manière autonome et en équipe ;
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, suite Office 365) et des logiciels de gestion administrative ;
• Connaissance des enjeux et des tendances du secteur culturel est un atout.

Conditions de Travail :

• Basé à l’Agora des Arts, Rouyn-Noranda.
• Horaire variable, 25 heures

Comment Postuler : Envoyez votre CV accompagné d'une lettre de motivation à l’adresse direction@agoradesarts.com avant le 6 octobre 2024

Date de Publication : 24 septembre 2024

Date limite pour Postuler : 6 octobre 2024